Як забронювати корпоративну подорож для співробітників компаній?

Бронювання авіаквитків, готелів, конференц-залів, трансферів та інших різноманітних послуг, усе це стає хаосом, якщо ваша компанія не має чіткої корпоративної політики бронювання подорожей.

Без узгодженої туристичної політики компанії стикаються з низкою питань під час управління витратами на корпоративні поїздки. Ось деякі з основних проблем:

приймання запитів на подорожі та бронювання відповідних послуг передбачає багато розмов електронною поштою чи різними месенджерами, які повністю відволікають і руйнують вашу продуктивність;
команда адміністраторів зазвичай перевантажена організацією подорожей, як-от бронювання квитків на літак, готелів, їжі та напоїв, а також скасування бронювання — не кажучи вже про те, що разом із цим вони також мають переглянути корпоративну політику компанії щодо подорожей і забезпечувати її дотримання;
фінансова команда завантажена розподілом коштів і визначенням того, які додаткові витрати мають мандрівники під час подорожі;
команда операцій витрачає дні на розробку політики подорожей, яка має бути надзвичайно детальною та юридично оформленою;
крім того, працівники, які подорожують, можуть скаржитися на те, що вони були змушені йти на компроміс щодо комфорту та зручності.

Бронюйте ділові подорожі за кордон разом з AllTrips

Ключ до вирішення всіх непередбачуваних ситуацій у подорожах полягає у створенні точної корпоративної політики бронювання подорожей. У будь-якій компанії, наявність контрольного списку всіх важливих речей, які працівник повинен мати або повинен зробити під час і перед поїздкою, може виявитися надзвичайно корисним. В статті нижче ми приведемо деякі з них:

створення процедури запиту на відрядження;
можливість співробітництва з корпоративною компанією з управління подорожами;
оновлення візових та паспортних даних;
бронювання готелів та авіаквитків завчасно;
створення власної системи підтвердження витрат.

Необхідність співпраці з корпоративною компанією з управління подорожами

Корпоративні туристичні агентства — це спеціалізовані підприємства, які працюють над наданням найкращих послуг і пропозицій корпоративним мандрівникам і задовольняють усі їхні потреби. Все це робиться відповідно до вподобань і директив компанії.
Розглянемо переваги корпоративного туристичного агентства:
1. Дотримання туристичної політики. Для здійснення ділових поїздок ваша компанія, безсумнівно, матиме певну політику та вказівки. Агентства ділового туризму бронюють послуги для компаній відповідно до чинної туристичної політики.
2. Доступ до пропозицій і пакетів знижок.
Корпоративне туристичне агентство регулярно має справу з сотнями мандрівників. Це означає, що вони часто бронюють корпоративні поїздки, що дає їм право скористатися різними знижками та цінними пакетами. Ці пропозиції можуть бути кращим варіантом для вас, оскільки вони скорочують ваші витрати більше, ніж онлайн-бронювання подорожей. Ви не тільки отримуєте знижки, але й гнучкість, щоб легко вносити зміни в бронювання.
3. Можливість кредитування.
Повідомляйте своєму агенту всі ваші вимоги щодо бронювання, і він негайно забронює ваш запит, а потім платежі будуть здійснені відповідно до умов, які ваша компанія має з агентством.

Як обрати професійне агентство ділового туризму?

Найпершим кроком у виборі відповідного агентства з корпоративного управління подорожами є належне розуміння та визначення точних потреб вашої компанії та вимог, які необхідно виконати, коли ви наймете туристичне агентство.
Щоб надати своїм співробітникам найкращі туристичні послуги та безперебійний фінансовий контроль з боку ваших менеджерів, вам потрібно найняти агентство, яке поєднує в собі людський талант і технологічну автоматизацію.

Зробіть ділові подорожі за кордон легшими. Приєднуйтесь до десятків компаній, які подорожують з AllTrips.

СТАТИ КЛІЄНТОМ!

Бронювання авіаквитків, готелів, конференц-залів, трансферів та інших різноманітних послуг для корпоративних компаній

Ось кілька особливостей, на які вам слід звернути увагу, наймаючи агентство з корпоративного управління подорожами:
1. Персоналізована підтримка клієнтів
Агентство, яке ви наймете, має запропонувати вам підтримку 24/7. Це необхідна послуга для ваших співробітників, які їдуть у відрядження за кордон. Їхня служба обслуговування клієнтів має бути доступна через різні канали, як-от дзвінки, електронні листи, чати тощо.
Окрім цього, наступне, що вам слід перевірити, це чи включають їхні послуги надання особистого туристичного агента, який здатний належним чином зрозуміти потреби ваших співробітників і може допомогти їм, пропонуючи найкращі рішення.
2. Просте бронювання готелів та авіаквитків
Основна комунікація між агентством і вашими співробітниками відбувається через дзвінки або електронні листи. Однак було б набагато краще, якби існувала одна платформа для спілкування, де всі запити можна було б легко вирішувати, не потребуючи дзвінків і електронних листів.
3. Великий перелік готелів і рейсів
Агентство, яке має великий перелік авіарейсів і готелів, зможе надати багато альтернатив літакам, поїздам, помешканням тощо, відповідно до вашого бюджету. Ця функція значною мірою допомагає компанії заощадити витрати.
4. Функція аналітики та звітності
Агентство, яке ви обираєте для подорожей вашої компанії, повинно мати можливість надавати детальні фінансові звіти та звіти про аналіз подорожей.
Ці звіти зазвичай включають витрати, інформацію про відшкодування, політику бронювання, пункти призначення, і багато іншого.
5. Інші важливі послуги
Агентство, яке ви оберете, має не лише допомагати в бронюванні та звітності, але також має запропонувати умови для допомоги вашим працівникам у отриманні паспортів, віз і страхування. Це заощадить вашій компанії багато часу та грошей.

Висновок

Бронювання корпоративних поїздок є однією з таких частин бізнесу, де можна заощадити значні суми грошей, якщо прийняти правильні прибуткові рішення під час бронювання авіаквитків, проживання, харчування тощо. Розгляньте всі важливі аспекти та виберіть правильний варіант для вашої компанії.

AllTrips | business trip management

Залишились питання?

+38 (044) 245 41 41
+38 (067) 249 44 10
info@altg.com.ua

03035, Україна, Київ, вул. Людмили Проценко, 6

Натискаючи на кнопку, ви даєте згоду на обробку персональних даних та погоджуєтесь з політикою конфіденційності